Polizeiliche Aufzeichnungen, administrativer Aufwand oder kommerzielle Chance?

3 Vorteile für Ihr Hotel durch die Digitalisierung

Der Hotelausweis oder "individuelle Polizeikarte" ist ein Dokument, das die Identität einer Person bescheinigt, die in einer Touristenunterkunft (Hotel, Residenz, Gästehaus, Campingplatz usw.) oder in einer an Urlauber vermieteten möblierten Unterkunft übernachtet hat.

IST SIE OBLIGATORISCH?

In Frankreich ist es für ausländische Kunden obligatorisch, das Formular bei der Ankunft auszufüllen. Für französische Staatsbürger ist sie jedoch nicht obligatorisch. In einigen Ländern ist sie für alle Kunden obligatorisch.

Der Gastgeber ist verpflichtet, diese Einzelakten 6 Monate lang aufzubewahren und sie der Polizei oder Gendarmerie auf deren Verlangen zu übermitteln.

Die zu berücksichtigenden Daten sind:

• Name und Anschrift der Einrichtung
• Name der Person
• Vornamen
• Datum und Ort der Geburt
• Üblicher Aufenthaltsort
• Nationalität
• Nummer des Mobiltelefons
• E-Mail Adresse
• Datum der Ankunft an der Einrichtung
• Voraussichtliches Datum der Abreise
• Datum und Unterschrift

Kinder unter 15 Jahren können auf dem Formular einer erwachsenen Begleitperson aufgenommen werden.
Es muss ins Englische übersetzt werden.

WOZU DIENT ES?

Sie ist seit 1990 durch Artikel 45 des Übereinkommens zur Durchführung der Übereinkommen von Schengen als Ausgleichsmaßnahme für die Abschaffung der Grenzkontrollen im Bereich der Polizei und der Sicherheit verbindlich vorgeschrieben. Sie wird zur Verhinderung von Störungen der öffentlichen Ordnung und für gerichtliche Ermittlungen im Interesse von Personen eingesetzt.

EINE MÜHSAME AUFGABE... AUCH FÜR DIE KUNDEN

Diese Phase ist ein integraler Bestandteil der Customer Journey und zählt daher zum Erlebnis. Es kommt zum ungünstigsten Zeitpunkt: bei der Ankunft im Hotel, mit der angesammelten Müdigkeit der Reise und dem Warten an der Rezeption, bevor man endlich sein Zimmer beziehen kann.

Darüber hinaus gibt es keinen Mehrwert für den Kunden, der den Eindruck hat, dass er Informationen zurückgibt, die er bereits bei der Buchung angegeben hat.

WIE KANN DIESER OBLIGATORISCHE SCHRITT VEREINFACHT WERDEN?

Erstens wird er in digitaler Form vorgelegt, so dass die Felder bereits mit den vom Kunden gelieferten Daten ausgefüllt werden können.

Auf der Seite des Hotels:

Idealerweise sollte die Rezeption eine Liste der Tagesankünfte in einem Armaturenbrett mit den bereits unterzeichneten und den noch nicht unterzeichneten Polizeikarten haben (je nach den erfolgten Ankünften). Auf diese Weise kann die Rezeption die ankommenden Gäste bearbeiten und weiß, welche Gäste noch nicht in der Einrichtung angekommen sind.

Diese entmaterialisierte Verwaltung der polizeilichen Unterlagen ermöglicht eine einfache Aufbewahrung und einen geringeren Papierverbrauch. Im Falle einer behördlichen Anfrage ist die Suche nach den Karten mit wenigen Klicks erledigt und das Ausdrucken ist äußerst einfach. In einigen Ländern müssen sie nicht gedruckt werden, sondern werden digital an die Behörden exportiert.

Auf der Client-Seite :

Der Kunde hat einige der Informationen bereits bei der Reservierung eingegeben. Wenn er nicht direkt gebucht hat, hat das Hotel nicht unbedingt Zugang zu diesen Informationen. Eine anfängliche E-Mail-Kommunikation kann gesendet werden, um den Gast zu ermutigen, die vom Hotel benötigten Informationen zu vervollständigen und gleichzeitig zusätzliche Dienstleistungen zu bestellen (Upsell).

Dies gibt dem Gast die Möglichkeit, seine Daten dann einzugeben, wenn er es möchte, und nicht zu einem auferlegten Zeitpunkt, wenn er im Hotel ankommt und bereits vier Personen vor ihm stehen, die ebenfalls darauf warten, ihr Zimmer zu beziehen.

Diese Angaben werden dann auf einem Tablet am Empfang zusammengefasst. Er oder sie prüft einfach mit einem Blick, ob sie korrekt sind und unterschreibt elektronisch.

NICHT NUR EINE ADMINISTRATIVE FORMALITÄT

Über den administrativen Ablauf hinaus ist der Check-in für das Hotel eine Gelegenheit, zusätzliche Informationen über seine Gäste zu sammeln. Vor allem, wenn die administrativen Daten vorausgefüllt sind und der Gast nur ein paar Kästchen ankreuzen und ausfüllen muss.

Es muss jedoch darauf geachtet werden, dass nicht zu viele Informationen abgefragt werden, sondern nur die, die für eine möglichst sachdienliche Interaktion mit dem Kunden erforderlich sind.

Einige Beispiele:

Welcher Art ist Ihr Aufenthalt?

Sie können über "Unternehmen" oder "Freizeit" hinausgehen, indem Sie den Grund für den Aufenthalt in einer Dropdown-Liste angeben (Messe, Hochzeit, Reise, ...). Dies kann auch anzeigen, ob der Kunde in die Region zurückkehren wird, so dass Sie ihn zu einem späteren Zeitpunkt kontaktieren können, um ihm anzubieten, erneut direkt bei Ihnen zu buchen.

Wie haben Sie von unserem Hotel erfahren?

Diese Informationen sind dem Hotel nicht immer bekannt, daher ist dies eine gute Gelegenheit, danach zu fragen. Ist es Mundpropaganda? Ein Besuch auf der Website? Ein Foto in den sozialen Netzwerken? Ein Reise-Blogbeitrag?

Möchten Sie an unserem Treueprogramm teilnehmen?

Bei Hotelketten oder Gruppen plant der interessierte Kunde bereits, zu Ihnen zurückzukommen.

Sind Sie damit einverstanden, nach Ihrem Aufenthalt kontaktiert zu werden?

Die RGPD verlangt, dass Sie ausdrücklich die Zustimmung Ihrer Kunden einholen (Opt-in"), bevor Sie ihnen Marketingmitteilungen schicken können. Vergessen Sie nicht, die Art Ihrer zukünftigen Mailings zu erläutern (Werbecodes, Reisevorschläge usw.), um sie zur Annahme zu bewegen.

Wenn die Antworten auf diese Fragen bereits bekannt sind, sollte die Frage dem Kunden natürlich nicht noch einmal gestellt werden, wie im Falle eines Stammkunden oder eines Kunden, der diese Informationen im Voraus gegeben hat.

Die Digitalisierung der Polizeikarte ist eine Möglichkeit, die Ankünfte effizienter zu verwalten, indem Sie nicht nur die Informationen, die Sie bereits in Ihrem PMS haben, vorausfüllen, sondern auch die Karten sortieren, während sie ausgefüllt werden. So können Sie nützliche und verifizierte Kundeninformationen abrufen, die dann automatisch in Ihren Kundenstamm integriert werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung der Verwaltung polizeilicher Unterlagen aus drei Gründen von Vorteil ist:

• Zeitersparnis für das Hotelpersonal
• Zeitersparnis für die Kunden und damit höhere Zufriedenheit
• Datenerhebung zur Anreicherung der Kundendatenbank

Quellen:

• CIT-Jäger: Das individuelle Polizeiformular für ausländische Kunden
• Öffentlicher Dienst: Wann müssen ausländische Touristen das Hotelformular ausfüllen?

Geschrieben von Elizabeth und Marylou

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