Checkliste für die Auswahl von Hotelsoftware

Hier sind die fünf großen Themen, die wichtig sind, um Ihnen bei der Auswahl einer Software zu helfen. Diese Punkte sollten Sie mit den Anbietern der für Sie interessanten Software überprüfen, um sicherzustellen, dass die Lösung zu Ihnen passt, sicher, stabil und vollständig ist, und um Ihre Investition zu maximieren. Diese Checkliste ist bei all Ihren Softwareentscheidungen hilfreich: PMS, CRM, RMS usw.

Die Punkte auf dieser Checkliste sind in einer willkürlichen Reihenfolge aufgeführt. Bei Ihrer Entscheidung können auch andere Kriterien eine Rolle spielen, z. B. die Kosten der Lösung, der Zeitaufwand für die Umsetzung etc.

1. FUNKTIONEN

Natürlich ist es wichtig zu wissen, wofür die Software gedacht ist und ob sie Ihren Bedürfnissen entspricht.

Bevor Sie sich mit einem potenziellen Anbieter treffen, hilft Ihnen die Auflistung Ihrer Bedürfnisse dabei, sich über Ihr Vorgehen und Ihre Erwartungen an die gesuchte Lösung klar zu werden. Zum Beispiel "Ich möchte den durchschnittlichen Warenkorb der Besucher erhöhen", "den Check-in beschleunigen", "von zu Hause aus auf meine Berichte zugreifen können" etc.

Die Software, die Sie evaluieren, wird natürlich mehr Funktionen bieten als die von Ihnen genannten Mindestanforderungen. Wenn das Minimum abgedeckt ist, können Ihnen diese zusätzlichen Funktionen bei Ihrer Wahl helfen.
In einer sich schnell verändernden Branche ist es wichtig, dass die von Ihnen gewählte Software ständig innovativ ist, da jede Technologie, die nicht mit der Zeit geht, sehr schnell veraltet.

2. ERGONOMIE UND KONNEKTIVITÄT

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Ergonomie der Lösung. Sie werden sie jeden Tag benutzen, daher muss sie für Sie leicht zu bedienen sein und darf keine Belastung darstellen. Die Ergonomie ist auch entscheidend, wenn Sie wollen, dass Ihr Team die Lösung annimmt und sinnvoll nutzt. Lassen Sie sich die Benutzeroberfläche zeigen, um auf den ersten Blick zu erkennen, wie sie funktioniert.

Wenn Sie es testen können, probieren Sie zwei oder drei grundlegende Funktionen aus. Brauchten Sie Hilfe oder haben Sie es allein geschafft? Die Anzahl der Klicks zur Durchführung eines Vorgangs ist auch eine gute Möglichkeit, um festzustellen, wie einfach (oder schwierig) eine Aktion ist, die Sie möglicherweise mehrmals am Tag durchführen müssen.

Als zweite sehr wichtige Achse muss die Lösung mit anderer Software verbunden werden können, vor allem mit dem PMS(Property Management System), das die Planung der Reservierungen, die Rechnungsstellung usw. verwaltet, und muss ebenfalls mit den anderen Lösungen kommunizieren können. Die Software, die alles kann, gibt es nicht. Daher wird die Software, für die Sie sich interessieren, zwangsläufig mit anderer Software kommunizieren müssen, die Sie bereits haben oder die Sie in Zukunft anschaffen werden.

Es ist von entscheidender Bedeutung,das Potenzial der evaluierten Lösung für dieVernetzung mit anderen Lösungen zu bewerten. Entweder ist die Software bereits mit bestimmten Programmen verbunden (bereits vorhandene Schnittstellen) oder sie bietet Programmierschnittstellen (sogenannte APIs), die es ohne großen Aufwand einer externen Software ermöglichen, eine Verbindung herzustellen. Manche Software bietet jedoch keine APIs an, sodass die einzige Möglichkeit, Daten mit einer anderen Software auszutauschen, darin besteht, manuell oder automatisch einen Export durchzuführen, und selbst das ist nicht immer möglich.

Wenn kein Export möglich ist, gehen Sie das Risiko ein, in der gewählten Lösung gefangen zu sein und dies später zu bereuen.

3. DAUERHAFTIGKEIT UND RUF

Vor allem bei langfristig angelegten Lösungen(wie einem PMS oder CRM) ist eine Vorstellung davon, wie es dem Unternehmen, das die Lösung entwickelt, geht, ein Indikator, den man nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte, um eine problematische Situation zu vermeiden, in der das Unternehmen verschwinden muss und die Software nicht mehr gepflegt wird.

Es kann schwierig sein, sich ein Bild von der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens zu machen. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht von großen Kapitalerhöhungen blenden lassen, die keineswegs eine Garantie für den Fortbestand sind. Stattdessen sollten Sie die in jedem Land verfügbaren Websites mit Finanzinformationen (in Frankreich: Societe.com oder Pappers.fr) konsultieren, die hilfreich sind, um sich über die Geschichte und die aktuelle Gesundheit des Unternehmens zu informieren. Wenn keine Informationen verfügbar sind, stellen Sie regelrecht Fragen nach Umsatz, Rentabilität, Namen der Aktionäre usw. Zögern Sie schließlich nicht, die Übertragbarkeit der Daten im Falle einer Insolvenz zu erwähnen oder dies sogar im Vertrag zu verankern.

Ein weiterer Punkt sind Kundenreferenzen oder Erfahrungsberichte von Kunden, die wichtig sind, um sich ein Bild von der konkreten Nutzung einer Lösung zu machen und die theoretischen Informationen des Anbieters zu ergänzen.

Es ist hilfreich, sich mit Hotelierskollegen, die die Software bereits nutzen, über ihre Erfahrungen mit dem Tool sowie über die Qualität der Kundenbetreuung auszutauschen. Vor allem, wenn der Kundenbetrieb Ihrer Struktur ähnlich ist.

4. KUNDENBEGLEITUNG UND -UNTERSTÜTZUNG

Jede Software sollte eine Wissensdatenbank mit Artikeln anbieten, die Antworten auf die häufigsten Fragen und Probleme geben.

Natürlich ist es ein riesiger Vorteil, wenn man Personen zur Verfügung hat, die spezifische Fragen direkt beantworten können. Vor allem, wenn dieser persönliche Service kostenlos ist und sowohl per Telefon als auch per E-Mail und Chat zur Verfügung steht.

Es ist wichtig, zwischen dem Kundensupport , der jederzeit bei technischen Problemen hilft, und den Projektleitern/Beratern zu unterscheiden, die die Nutzung der Lösung überwachen und Sie dabei unterstützen, das Beste aus der Lösung herauszuholen.

5. SICHERHEIT UND KONFORMITÄT

Es ist schwierig (wenn nicht gar unmöglich), die Datensicherheit zu messen, wenn man kein Spezialist für IT-Sicherheit ist. Dieser Aspekt ist jedoch entscheidend, da das Hotel die Verantwortung für die Sicherung seiner Kundendaten trägt, insbesondere seit dem 25. Mai 2018 und der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR). Stellen Sie also sicher, dass die Lösung es Ihnen ermöglicht, die Vorschriften einzuhalten. 

Ein Unternehmen, das seine Plattform so sicher wie möglich gestalten möchte, sollte Penetrationstests (engl. penetration tests / pentests ) von Unternehmen durchführen, die auf IT-Sicherheit spezialisiert sind. Diese ermöglichen es dem Unternehmen, Schwachstellen zu erkennen und diese anschließend zu beheben.

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Verwenden Sie diese Checkliste bei Ihren Gesprächen mit potenziellen Technologieanbietern. Er wird Sie durch die wichtigsten Punkte bei der Auswahl einer Lösung führen.

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Fotocredits: Unsplash

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